2017年10月11日水曜日

上司からのフォローにビクビクしなくなる習慣

週に1回15分の習慣で仕事への不安を消し上司からの信頼度を上げた方法とは? - GIGAZINE:

 今回は、自分が勤める会社では割と実践されているある習慣がGigazineで取り上げられていたので、ここで紹介したいと思います。Gigazineの元記事もQuartzの記事をログしたものですが、残念ながらQuartzの記事はすでに削除されていて、そこまでたどることはできませんでした。

 実は自分の会社ではずいぶん昔からある習慣が行なわれており、今ごろQuartzやGigazineで紹介されていることに驚いたのです。古き良き日本企業で行なわれている習慣が、逆に先進企業では新しい手法に感じられたのかもしれませんが。実はそのある習慣というのが...「週報」なんです。その1週間にやった仕事や仕事の中での懸案事項、上司への確認が必要な項目について毎週末報告書を作るという習慣です。自分の会社と同じような古き良き日本企業の中には、同じようなことをやっている会社が多いのではないでしょうか。

 元記事では、やたらと電話での報告を求めてくる上司に対して精神的な苦痛を感じていたKhe Hy氏が、週に1回のメールを上司にコンスタントに送るだけで、自分のストレスを減らしつつ上司から信頼も得られたという話を紹介しています。メールの内容は、
(1)その週に完了させた仕事について
(2)期限を変更する可能性がある仕事や直面している障害について
(3)何らかの理由で待機状態にある仕事について
の3つを短い文面で書くのです。まさに、このメールこそ、ウチのような古き良き日本企業でいまだに行なわれている「週報」そのものではありませんか。週報のコツは、あらかじめ「テンプレート」を作り毎週の週報はそれを埋める形にすることです。そうすることにより、部下は上司への報告に必要以上に時間をかける必要がなくなります。実は上司にとっても、毎回違ったフォームで報告されるより、毎週同じフォームで来る方が安心できます。そして、できればメールを送る時間も毎週同じくらいにすることで、より上司に安心感を与えることができるでしょう。

 そして、この手の報告が「日報」でもなく「月報」でもない、「週報」だというのが絶妙なスパンなのです。1日に1回の報告は部下にとって負担なだけでなく、何人もの報告に目を通す上司にとっても負担になりますし、何より仕事の粒度が小さすぎて上司目線のフィードバックをしづらいものです。一方で月に1回では仕事の粒度が大きくて、部下のやってきた仕事の方向性が上司の思惑と外れていた時の修正が困難です。週に1回。これこそが最適化されたスパンなのです。

 「週報」によって上司からの電話攻撃を避けられたHy氏は、それ以降10年以上にわたって毎週1度のメールを送り続けることで、胃がきりきりするストレスから解放されただけでなく、むしろ上司からの信頼を獲得できたそうです。もし、あなたの会社で「週報」の習慣がないなら、ぜひ実践してみてはいかがでしょうか。その効果に驚くと思いますよ。

0 件のコメント:

コメントを投稿